Si tu es sélectionné.e pour une mission de V.I., tout d’abord félicitations ! 👏 Ca n’aura pas été facile et tu auras fait le plus gros, bravo !

Dans cet article, je te partage tout ce qu’il faut savoir sur la suite des démarches qui t’attendent : de la signature de la lettre d’engagement avec Business France jusqu’à la visite médicale, en passant par les formalités incontournables. Ces étapes peuvent sembler intimidantes mais avec un peu d’organisation et mon retour d’expérience, tu pourras désormais aborder la suite avec sérénité.

Quelle est la suite une fois ton V.I.E. décroché ?

A partir de là, plusieurs étapes vont s’enchaîner et ton départ pourra être +/- rapide en fonction de ta destination. En effet, si tu as besoin d’un visa ou permis de travail pour te rendre dans ta destination, le délai va être un peu plus long mais les départs se font quand même assez rapidement : le délai est de 2 mois en moyenne entre le moment où tu es recruté.e et le moment où tu pars en mission. Ce délai peut bien sûr doubler pour un départ hors Europe dû à l’obtention de titre de séjour.

ℹ️ A savoir : les missions commencent toujours le 1er du mois donc tu ne pourras pas partir ou commencer ta mission un 15 novembre par exemple

Etape n°1 – obtenir la validation de ta mission par Business France

Pour ma part, voici ma timeline :

• 04 novembre 2024 : j’ai été acceptée par mon entreprise en contrat V.I.E.
• 08 novembre 2024 : réception de l’email de prise en charge de mission par Business France
• 15 novembre 2024 : réception de l’email de validation de ma mission par Business France

Etape n°2 – effectuer différentes démarches administratives et logistiques

1. Ton titre de séjour

Après avoir obtenu la validation de ma mission par Business France, tu vas pouvoir commencer à entamer les démarches pour obtenir tes papiers pour effectuer ton V.I.E. au sein de ta structure d’accueil si et seulement si tu as besoin d’obtenir un titre de séjour. Pour ma part, j’ai commencé à entamer les démarches pour obtenir mon visa pour l’Australie à ce moment-là – et c’est d’ailleurs ce que te recommande de faire Business France dès que tu reçois la validation de ta mission. D’ailleurs, dans les deux emails reçus par Business France, tu auras une note pays créée par Business France jointe à ces emails t’expliquant toutes les démarches à faire si tu as besoin d’un titre de séjour.

Si tu veux en savoir plus sur ma demande de visa et mon retour d’expérience, je t’énonce tout ça dans cet article.

Cependant, pour la soumission de mon visa, j’avais besoin de recevoir certains documents de la part de Business France. Je les ai reçu quasiment 3 semaines après la validation de ma mission, sachant que j’avais fait remonter l’information à ma RH interne que je n’avais toujours pas reçu les documents et c’est grâce à eux – je pense – que j’ai pu ensuite les obtenir puisqu’ils avaient transmis l’information à Business France.

Une fois ton titre de séjour obtenu, tu devras le téléverser dans ton espace personnel sur le site Civiweb de Business France.

2. Ton RIB

En parallèle, il va aussi t’être demandé.e de renseigner ton RIB dans ton espace personnel sur le site Civiweb de Business France. Comme tu t’en doutes bien, c’est pour que tu puisses bien percevoir le versement de tes indémnités, ça serait bien utile n’est-ce pas ? 🤭

3. Ton transport

Aussi, au sujet de ton transport, il faut que tu saches qui s’en occupe : ta structure d’accueil ou Business France ?

• si c’est l’entreprise qui prend en charge ton billet d’avion ou de transport, tu peux voir avec elle comment elle souhaite s’organiser : est-ce qu’elle les prend pour toi ou est-ce que c’est toi qui prend le billet et tu te feras remboursé.e à ton arrivée – avec leur accord obtenu préalablement concernant le budget et la date de départ par exemple.
• si c’est Business France, tu dois voir ça avec eux, je t’avoue que je ne sais pas trop comment ça se passe de ce côté-là.

Pour ma part, c’est l’entreprise qui s’occupe des frais de transport. On s’était mis d’accord que, dès que j’ai mon visa, on se programme une visio pour s’accorder ensemble concernant le billet d’avion. J’ai avancé les frais et je me suis faite remboursée à mon arrivée comme prévu.

Etape n°3 – signer ta lettre d’engagement

Prends bien le temps de lire cette lettre d’engagement avant de la signer pour que tu comprennes bien les tenants et aboutissants de ce « contrat » !

Tu auras jusqu’à 8 jours avant le début de ta mission maximum pour la signer, auquel cas ton départ en mission serait repoussé au mois suivant. Dès qu’elle sera signée par tes soins, elle sera accessible dans ton espace personnel sur le site Civiweb de Business France si tu as besoin de la consulter ultérieurement. 

Etape n°4 – effectuer ta visite médicale

⚠️ Attention, tu dois le faire avant ton départ en mission, mais pas trop tôt non plus ! Il doit être fait 1 mois avant ton départ en mission, faute de quoi tu pourrais avoir à le faire s’il est fait trop tôt. Comme pour ta lettre d’engagement, tu dois l’effectuer et la transmettre au plus tard 10 jours avant ton départ en mission.

ℹ️ A savoir : comme pour ta lettre d’engagement, tu dois l’effectuer et la transmettre au plus tard 10 jours avant ton départ en mission. Dis-toi que pour ta réunion d’intégration, ton dossier doit être tout au vert !

Concernant le rdv, ça dure littéralement 5 – 10 minutes et je dirai que les visites médicales ne sont pas toutes les mêmes dans le sens où – et ce n’est que mon avis – je n’ai pas eu l’impression qu’il y avait une ligne directrice exacte de ce que le médecin devait examiner. J’avais lu des retours d’expériences sur le groupe Facebook dédié aux V.I.E. et les visites n’avaient pas l’air de se ressembler 😅

Le point commun que j’avais dénoté est que le médecin agréé par l’ARS est libre de fixer son tarif pour la visite MAIS, le point positif, est qu’il te fera une note d’honoraire que tu pourras transmettre par la suite à April à partir de ton 1er jour de début de mission pour être remboursé.e par eux. Par conséquent, tu avances les frais au moment de ta visite puis tu te feras remboursé.e.

Pour ma part, j’avais payé 50€ et ça n’avait pas été facile de trouver un médecin agréé. Déjà, je t’invite à te rendre sur le site ARS de ta région et là, tu auras plusieurs PDF classés par départements de ta région, regroupant pour chacun les médecins agréés par l’ARS.

⚠️ Attention, il n’y a pas que les médecins généralistes, tu as vraiment plusieurs spécialisations incluses dont la médecine généraliste donc sois attentive 😄 ET ces listes ne sont pas forcément à jour car, quand j’ai appelé plusieurs médecins autour de chez moi, l’un était parti à la retraite entre temps et l’autre n’était plus agréé par l’ARS ou ne faisait plus ce type de visites médicales 🫠

Par conséquent, ce que j’ai fait, c’est que je suis allée sur Doctolib, j’ai ouvert en parallèle le PDF listant tous les médecins de Haute-Garonne – de Toulouse alors que j’étais à quasiment 1h de route de cette ville – et j’ai écrit « médecin agréé » dans la barre de recherche Doctolib et la localisation. Pour chaque médecin affiché, je vérifiais s’il était bien mentionné sur la liste émise par l’ARS, et si c’était bien le cas, je regardais ses disponibilités. J’en ai trouvé un qui faisait les visites médicales spécialement pour les V.I.E. et qui était disponible rapidement, parfait ! J’ai eu mon rdv le 06 janvier 2025 à 11h15 à Toulouse pour un début de mission prévu le 1er février 2025, on point 👌

Une fois ce certificat médical dûment rempli, tu devras le transmettre à April. Une fois réceptionné par leurs soins :

• tu recevras un email de leur part t’indiquant que ton dossier est considéré comme complet et qu’ils transmettent l’information à Business France
• dès que l’information est reçue par Business France et que ça a été validé, tu recevras deux emails d’April pour accéder à ton espace personnel et t’informer sur ta couverture santé.

Etape n°5 – te connecter à ta réunion d’intégration

 Tu as le lien d’accès qui se trouve sur dans ta convocation et 3h avant le démarrage de ta réunion, tu recevras un email de rappel avec le lien de connexion à la réunion. La caméra et le micro sont désactivés et la réunion est généralement de 14h à 18h, avec un temps pour les questions-réponses entre chaque thème abordé durant la réunion ainsi qu’à la toute fin.

Une fois que tout ça est fait – congraaaaaaatttsssss 🥳 – tu n’auras plus qu’à partir vers ta destination là où une superbe aventure t’attend !

Et voilàààààà ! A première vue, les étapes administratives pour préparer ton V.I.E. une fois ta structure d’accueil trouvée peuvent sembler floues car il y a peu d’informations à ce sujet, mais une fois tout mis à plat, tu comprends que c’est relativement simple. L’ssentiel est de rester organisé.e, de suivre chaque étape à ton rythme et de ne pas hésiter à demander de l’aide si besoin que ce soit auprès de ton conseiller référent Business France ou de la personne RH de ta structure d’accueil qui sont là pour toi.

En tout cas, j’espère que cet article t’a aidé à mieux comprendre les démarches et à te sentir prêt.e à franchir le pas. Je t’envoie toutes mes bonnes ondes pour cette nouvelle aventure et te souhaite de trouver la mission qui te correspond parfaitement. Si tu ne l’as pas encore trouvé, ne baisse pas les bras et surtout, ne te ferme pas la porte mais ouvre-toi, au contraire, à d’autres possibilités qui pourraient te réserver de belles surprises.. ✨